Bewaarplicht administratie: 7 of 10 jaar
Naast de verplichting tot het bijhouden van een administratie heb je met een eigen onderneming ook te maken met de plicht deze met alle achterliggende stukken te bewaren. Soms doe je dat digitaal, soms op papier. Als je papieren gegevens wilt omzetten en alleen digitaal wilt bewaren dan moet je voldoen aan behoorlijk wat voorwaarden. Dat lichten we toe in dit artikel.
Een belangrijk onderdeel van de administratieplicht is de bewaarplicht. Je moet de administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens die betrekking hebben op onroerend goed zoals bedrijfspanden moet je zelfs 10 jaar bewaren. Ook als je voor de btw gebruikmaakt van het zogenoemde éénloketsysteem bij verkopen aan klanten in de EU die niet zelf btw-aangifte doen (One Stop Shop-regeling), dan geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar waarin de diensten of leveringen zijn verricht.
Let op!
Je bewaart gegevens 7 jaar na het vervallen van de actualiteitswaarde.
Voorbeeld
Een leasecontract van 4 jaar is pas niet meer actueel na beëindiging van het contract, oftewel het voldoen van het slottermijn. Vanaf dat moment start pas de bewaartermijn van 7 jaar.
Wat moet je dan precies allemaal bewaren?
Alle administratieve vastleggingen die van belang zijn voor de heffing van belasting worden gezien als administratie. Dit zijn voor een eenmanszaak of vof zonder personeel in ieder geval de basisgegevens van de administratie:
- gegevens over de in- en verkoop
- informatie over de voorraad
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- grootboek
Maar vergeet ook niet contracten, kladaantekeningen, kassarollen, offertes, vrachtbrieven, (digitale) agenda’s, e-mails en facturen (zowel digitaal als op papier), bankafschriften, rittenregistratie, urenregistratie etc.
Gegevens uit boekhoudpakketten
Werk je met een boekhoudpakket? Naast de hiervoor genoemde basisgegevens, moet je ook stamgegevens met betrekking tot bijvoorbeeld artikelbestanden, debiteuren en crediteuren bewaren. Stamgegevens zijn de gegevens binnen het boekhoudpakket die min of meer een vast karakter hebben; bijvoorbeeld de gegevens van debiteuren, crediteuren en prijslijsten. Als deze gegevens wijzigen moeten ook de oude gegevens achteraf te herleiden zijn. Zorg daarom dat deze beschikbaar blijven door deze digitaal op te slaan of als het niet anders kan deze uit te printen.
Hoe moet je facturen bewaren?
Je moet gegevens bewaren zoals je ze hebt ontvangen, dus in de originele staat. Dit noemen we de primaire vastlegging van de brongegevens. Veel ondernemers zijn hier niet op bedacht. Een factuur die je via de e-mail ontvangt moet je ook als digitaal bestand bewaren. Je mag ‘m natuurlijk uitprinten en fysiek in een ordner stoppen, maar die uitdraai geldt dan niet als het origineel. Je hebt de factuur immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Deze factuur bewaar je dus ook digitaal.
Let op!
Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. Je moet kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de e-mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan je laten zien dat de opgeslagen factuur dezelfde is als die oorspronkelijk via de e-mail is ontvangen.
Mag je papieren facturen/bonnen op papier inscannen en dan weggooien?
Het inscannen van papieren bonnen en facturen mag, in sommige gevallen kan het niet anders als je ze gaat verwerken in je digitale boekhouding, bijvoorbeeld bij het gebruik van een online boekhoudpakket. Daarna kun je de originele stukken echter niet zomaar weggooien. Een factuur of bon die is gescand moet op echtheid gecontroleerd kunnen worden.
1. Contant betaalde bonnen
Contant betaalde bonnen, zoals kassabonnen die zijn ingescand, zijn lastig op echtheid te controleren. Als jij of je adviseur hierover geen afspraken hebt gemaakt met de Belastingdienst, dan moet je de originele bonnen te bewaren.
2. Papieren facturen
Een factuur die je via de post op papier ontvangt, mag je inscannen en digitaal bewaren, maar ook hierbij is het raadzaam het origineel te bewaren als jij of je adviseur hierover geen afspraken hebt gemaakt met de Belastingdienst.
Wil je het origineel toch weggooien? Realiseer je dan dat je aan behoorlijk wat voorwaarden moet voldoen. En er worden bijzondere eisen gesteld aan de administratieve organisatie van je bedrijf. Voldoe je hier niet aan, dan loop je het risico dat je niet voldoet aan de bewaarplicht. We leggen in het kort uit waar je rekening mee moet houden.
Conversie
Als je een factuur op papier vervangt door een digitaal bestand noemen we dat conversie. Bij conversie moet je de gegevens volledig overzetten. Bij een scan moet je de informatie op alle bladzijden (voor- en achterzijde) en bijlagen van het document converteren. Ook echtheidskenmerken zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk moet je hierbij meenemen. Vaak zien we dat met name de echtheidskenmerken bij conversie verloren gaan. Dan is de echtheid niet meer te controleren.
Als dat het geval is, moet je dat ‘met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren’. Wat bedoelen we hiermee? Je administratieve organisatie binnen je bedrijf moet zo zijn opgezet dat je via de administratieve verwerking een sluitend verband kunt aantonen tussen de binnenkomst van een factuur, de administratieve verwerking en de betaling ervan. Zo moet duidelijk blijken dat een factuur inderdaad van de op de factuur vermelde partij afkomstig is en mag de factuur op geen enkele manier te veranderen zijn. Dit samen met de scan van de factuur moet dan de gewenste zekerheid geven over de echtheid. Daarnaast gelden er nog een aantal extra voorwaarden.
Extra voorwaarden bij conversie
- Digitale bestanden ontstaan door conversie, zijn tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar.
- Je kunt deze bestanden binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- Een controle van deze bestanden kan binnen redelijke termijn plaatsvinden.
In de praktijk betekent het dat bij een eenmanszaak of vof met een niet al te ingewikkelde administratie aan te raden is om bonnen en facturen ook in originele staat te bewaren, op papier dus. Tenzij je hier afspraken over hebt gemaakt met de Belastingdienst.
Brochure geautomatiseerde administratie bewaarplicht
De Belastingdienst heeft een brochure uitgegeven over geautomatiseerde administratie en de bewaarplicht. Hierin kun je een en ander nalezen. In hoofdstuk 4 vind je wat je moet doen om een afspraak te maken met de Belastingdienst over je fiscale bewaarplicht. Dit doe je bij het belastingkantoor in jouw regio.
Bron: Belastingdienst
